IKT-sjef ved Sykehuset Buskerud,Knut Arne Gjertsen, er ikke i tvil: Å samle IKT-tjenestene i Helse Sør-Øst i en felles tjenesteleverandør er det eneste rette. Standardisering og samarbeid på tvers er fremtidens løsning.

Knut Arne Gjertsen er IKT-sjef ved Sykehuset Buskerud.

Nyttige erfaringer
- Sykehuset Buskerud fikk oppleve alle utfordringer i forbindelse med etableringen av Sykehuspartner IKT. Den store utfordringen i Sykehuspartner 1. januar 2006 var at man begynte på null. Man måtte bruke mye energi på å rydde i eget hus, etablere egen organisasjon og samtidig innarbeide nye regler og rutiner. Det gamle mønsteret skulle utfordres, Sykehuspartner ønsket andre samhandlingsformer.
- Det ble et litt kunstig forhold mellom kunde og leverandør i starten. Det forelå ingen konkret tjenesteavtale (SLA), Sykehuspartner skulle levere samme kvalitet som før, men det store spørsmålet ble: Hva var like godt som før? Min erfaring er at det er viktig å ha en god SLA med konkrete målepunker og reelle forpliktelser, som går begge veier.
- Etter hvert begynte Sykehuspartner å rydde, og innførte blant annet en ny IKT-plattform, med systemer som var ukjente både for Sykehuspartner og Sykehuset Buskerud. Det innebar et gigantisk kompetansemessig løft. Jeg opplever at Sykehuspartner etter hvert har tatt innover seg at organisasjonen må ha fokus på kundens opplevelse av leveransene.

Ansvar for prosessen
Gjertsen er utdannet innen økonomi og ledelse, men har hatt IKT som et virkemiddel i alt han har drevet med, blant annet kjøp, salg og utvikling – og har sett IKT fra de fleste kanter. Han kom til Sykehuset Buskerud for fire år siden, ledet IKT-avdelingen fra februar 2005 og ut året, før virksomhetsoverdragelsen til Sykehuspartner skjedde 1. januar 2006. Dermed gikk han inn i en bestillerfunksjon i helseforetaket.

- Jeg hadde ansvaret for gjennomføringen, og sto for kartleggingen. Det innebar at jeg raskt både fikk oversikten over min nye arbeidsplass og full oppmerksomhet internt. Jeg kjenner igjen det som nå skjer i tidligere Helse Øst. Det takknemlige var selve overdragelsesmodellen, som ikke innebar noen umiddelbare radikale forandringer, bare ny ledelse. Jeg opplevde det ikke som en dramatisk overgang, og selv om det var en del usikkerhet rundt det som skulle skje, var det en rolig og god situasjon.

- Håndteringen av personalet er viktig i en slik prosess. Det er stor usikkerhet, frykten for det ukjente dominerer, og medarbeiderne har større lojalitet til gammel enn til ny arbeidsgiver. Jeg lærte at informasjon var det viktigste i denne prosessen – og at det ble en prosess der de ansatte forsto at de hadde muligheten til å påvirke. Det brukte jeg mye energi på, i tillegg til å svare på spørsmål. Gi de ansatte ærlige svar, både om det jeg visste og det jeg ikke visste.
- Jeg opplevde at de ansatte så at det var i ferd med å forme seg en spennende arbeidsplass i Sykehuspartner. Den enkelte følte seg nok litt faglig alene på sykehuset. I Sykehuspartner var det mulig å bli spesialist – hvor god man vil bli var opp til en selv. Men det rådet likevel en del usikkerhet. Vi hadde ofte allmøter, mye informasjon og kommunikasjon – ingen spørsmål var dumme.
- En viktig problemstilling ved etableringen av Sykehuspartner i Helse Sør var at premissgiver ikke var til stede. Sykehuspartner måtte ha på seg begge hattene, og det fungerte ikke så bra. Jeg ser nå at premissgiver er mer synlig, og det er positivt.
- Da vi overførte virksomheten til Sykehuspartner overførte vi nok for mye, vi satt ikke igjen med nok ressurser på helseforetaket til å fylle alle rollene vi trengte å fylle. Vi hadde heller ikke kompetanse og kapasitet selv til å takle de problemene som oppsto. Vi hadde nok for lite fokus på det som ble igjen, og har bygget opp den interne organisasjonen i ettertid.

Hvordan berørte overdragelsen øvrige ansatte?
- I en lang periode kunne de fortsatt ringe til ”Jan” på IKT. Men så begynte noen å styre ”Jan”, han fikk andre oppgaver, han skulle på kurs, og han var ikke alltid tilgjengelig. Samtidig fikk brukerne beskjed om ringe til Kundesenteret i Sykehuspartner. Det ble en kulturkollisjon. Vi var ikke forberedt på at dette skulle bli et problem, og kjørte holdningskampanjer internt for å få folk til å melde problemer til Kundesenteret.

Hvordan forberede organisasjonen?
- Det er en utfordring å kommunisere med 4000 mennesker som ikke er interessert i budskapet ditt. De bygget alt på personlige relasjoner, de kjente den de henvendte seg til på IKT. Vi erfarte at superbrukere og systemeiere var og fremdeles er nyttige kommunikasjonskanaler.
- Det har alltid vært en kløft mellom IKT-miljøene og brukerne av systemene. Dette grepet fremtvinger en helt annen ansvarlighet hos brukerne og i brukerorganisasjonene i forhold til deres evne til å utnytte IKT. Det fremtvinger også en bevisstgjøring i forhold til ledernes prioritering av IKT som innsatsfaktor. IKT vil koste mer penger – og helseforetakene må ta ansvar.

Sykehuspartner i dag
- Samhandlingsproblematikken ble løst av Sykehuspartner ved å innføre kundeansvarlige for hvert HF – det var et viktig grep. Å etablere en slik rolle, med ansvar og myndighet, har fungert og fungerer som en drøm for oss.
- Sykehuspartner har etablert rutiner og bygget opp administrasjonskapasitet, så jeg er ikke så bekymret for de nye som kommer inn 1.9. Selv om det skal etableres en ny felles tjenesteleverandør, hvor også Sykehuspartner IKT skal inn, starter de ikke på null, slik vi gjorde. Nå trer alle IKT-ansatte inn i en etablert organisasjon, som fungerer. Det er ikke et tomt skall. De møter mange kollegaer som har over tre års erfaring som leverandør, premissgiver er synlig, og den gode overdragelsesmodellen er beholdt. Helseforetakene som skal overdra personell og tjenester har fokus på den gjenværende organisasjonen. Alt ligger an til en vellykket etablering.

- Fra dag en har jeg ment at dette var riktig. Jeg tror miljøene på sykehusene er for små til å understøtte sykehusenes behov i tiden fremover. Sykehuspartner er et viktig virkemiddel for å samordne IKT-systemene i helse-Norge, og ta ut stordriftsfordeler. Kompetanse og profesjonalitet er viktige stikkord. Jeg tror Sykehuspartner IKT slik organisasjonen er pr. i dag er for liten – man er tjent med å få en enda større og sterkere leverandør. Tilsvarende leverandører i verden som gjør det bra er virkelig store. Alt i alt blir dette en bedre løsning for helseforetakene og helseregionen – som sammen vil kunne gå raskere i en bedre retning!