|
Høsten 2009 innførte henholdsvis Vestre Viken HF Sykehuset Asker og Bærum og Oslo Universitetssykehus Aker nytt lønns- og personalsystem. Prosjektene har foregått tilnærmet knirkefritt ved begge foretak, takket være blant annet tett og godt samarbeid med leverandøren av Personalportalen, Sykehuspartner.
Tekst og foto: Trude Julie Dommerud
 Trude Steinmo var HR-sjef og prosjektleder for innføring av Personalportalen ved Sykehuset Asker og Bærum. Hun opplevde et godt samarbeid med prosjektleder Jan-Erik Bjørnstad fra Sykehuspartner.
– En prosjektgruppe som samarbeider godt og er forventningsfulle til resultatet, får i neste omgang en sterk forankring hos ledelsen, mener Steinmo. Ledelsen ved foretaket har vært spente og positive til prosjektet hele tiden. Dette gir en god stemning som igjen smitter over på brukerne, og det er bra!
Tidkrevende for ledelsen
Enkelte av lederne savner imidlertid lønnskompetansen på huset, og mener at de har fått mer å gjøre etter implementeringen av Personalportalen. De opplever også utfordringer ved Kundesenteret, hevder Steinmo, som imidlertid har løst problemet ved at et par ”superbrukere” støtter lederne med sin kompetanse til de er kommet helt inn i rutinene.
Behov for oppdateringsdager
Opplæringen av brukerne gikk også over all forventning, forteller Steinmo. – Personalkonsulentene var med på kursene med lederne, og fikk på denne måten med seg hvor utfordringene lå. Vi har imidlertid sett behovet for oppfølgingskurs. Disse kursene ble raskt fulltegnet, forteller en fornøyd Trude Steinmo.
Sykehuspartners prosjektleder Jan-Erik Bjørnstad er også tilfreds med prosessen hos Sykehuset Asker og Bærum. – Dette er det beste vi har gjort så langt, hevder han, og legger til at Sykehuspartner har blitt tatt svært godt i mot, med positivitet og entusiasme i prosjektgruppa.
Oversiktlig system
For prosjektleder ved OUS Aker, Åshild Holsvik Hauge, kom implementeringen av Personalportalen parallelt med sammenslåingen til OUS. – Timingen var ikke helt ideell, og førte til enormt tidspress for oss som var involvert. Det tatt i betraktning, må jeg si at innføringen av nytt system gikk forbausende bra, sier Åshild Holsvik Hauge . – De aller fleste har raskt tilpasset seg det nye systemet og ser fordelene ved det, forteller hun. – Lederne synes rollen sin og oppgavene har blitt mer oversiktlig og tydelig. De ansatte har nå mer kontroll på opplysningene sine, man får avdekket eventuelle feil og får stilt spørsmål.
Behjelpelige i Sykehuspartner
Aker slet med underbemanning i prosjektgruppen sin, men grunnet god innsats fra fagpersoner i Sykehuspartner gikk implementeringsprosessen greit. – Sykehuspartner stilte opp for oss med høy kompetanse og stor grad av service, og var til stede for oss dag og natt, skryter Hauge. Prosjektleder hos Sykehuspartner, Jan-Erik Bjørnstad, fremhever på sin side Akers prosjektorganisasjon som en bestiller med høy kompetanse.
– Det er viktig for implementeringsprosjektet at sykehusets prosjektorganisasjon har høy kompetanse innenfor lønnsområdet. Vi føler at vi har hatt et flott samarbeid med kompetente fagressurser ved OUS Aker, fremhever Bjørnstad.
 Åshild Holsvik Hauges råd til de neste foretakene som skal implementere Personalportalen:· Bruk god tid på forberedelsene. Gi grunnkunnskap om hva man faktisk skal igjennom.
· Sørg for god opplæring og ha gjerne alt verktøy klart under kursingen.
· Sørg for å ha nok ressurser med i prosjektet, og om mulig god nok tid til gjennomføring.
· Kartlegg behov for kompetanse internt, også etter implementering.
· Plukk ut motiverte medarbeidere til å bli med på prosjektarbeidet.
Trude Steinmos råd:
· Start forberedelsene så tidlig som mulig.
· Få til en sterk forankring hos ledelsen. Dette fører til forventningsfulle og motiverte ledere som starter med godt mot.
· Godt humør hjelper for alle uforutsette utfordringer.
· Søk hjelp og støtte hos Sykehuspartner ved behov.
· Få tilgang til portalen på et så tidlig tidspunkt som mulig, helst før gjennomgang av arbeidsprosessene starter.
|
