Innsatsteam bistår for å redusere ventetid på sykehusene

Gjennom egne innsatsteam hjelper Sykehuspartner klinikker som sliter med lange ventelister. Teamene bistår blant annet med god arbeidsmetodikk slik at klinikken selv kan finne de gode løsningene.

Illustrasjon: Pixabay

Venteliste-tematikken har fått mye fokus i media og har vært et viktig punkt på helseministerens agenda over lengre tid. Helse Sør-Øst har egne mål knyttet til denne problematikken. Les mer på Helse Sør-Øst sine nettsider her.

Redusert ventetid på Øye-poliklinikken

Øyeseksjonen på Sykehuset i Vestfold har ligget jevnt på 1900 pasienter på venteliste i mange år. I 2016 fikk et innsatsteam fra Sykehuspartner oppdraget å hjelpe seksjonen med sine utfordringer.

Marit Eskeland- Vi jobber faktaorientert og med veldig konkrete mål for hva vi skal oppnå, forteller Marit Eskeland (t.v), som har ledet innsatsteamet fra Sykehuspartner på SiV.

Det første som skjer ved oppstart er å sette mål for hva som skal oppnås. I dette tilfellet var målene å redusere gjennomsnittlig ventetid for nyhenviste pasienter til under 60 dager og å redusere etterslepet. 

For å få til dette har de sett på organisering, flaskehalser og pasientforløpet på poliklinikken.

- Det er viktig å få frem at her er det ledere og ansatte på seksjonen som gjør den store jobben både med å finne løsninger som er mer effektive, og å gjøre den faktiske   oppryddingen på ventelista, understreker Marit.

Hilde Margrete Haugerud, avdelingssjef ved kirurgisk klinikk, forteller om engasjementet blant sine medarbeidere.
- Mange ansatte og vi som ledere blir engasjerte, og får lyst til å delta og bidra. Innsatsteamet har stilt spørsmål som har fått oss til å tenke over hva vi gjør, og får oss til å tenke på å gjøre det på andre måter. Det å teste ting, finne ut om det fungerer og så innføre eller forkaste det, har jeg tro på, og jeg ser det er noe som fenger, forteller hun.

Nå, ett år etter oppstart er målene i ferd med å oppnås, og avdelingen fortsetter sitt gode arbeid for å komme helt i mål.

- Det er mange grep som er gjort, men noe som vi ser at ofte har god effekt, også i dette tilfellet, er å utvide planleggingshorisonten ved booking av timer til pasienten. Andre tiltak som er gjort er å strømlinjeforme pasientforløpene og innføre faste tavlemøter der det er fokus på styring, problemløsning og ideer til forbedringer, forteller Marit.

Sykehuset i Vestfolds analyseavdeling har etter prosjektavslutningen overtatt ansvaret for å bistå med statistikk og data fra daglig drift, for å støtte lederne på avdelingen.

Effektiv pasientflyt og individuelle behandlingsløp

I arbeid med effektivisering i pasientbehandling handler det om å gi pasienten god oppfølging med lite venting. For de ansatte handler det om å gi forutsigbarhet i arbeidsoppgavene, slik at de slipper og stresse for å bli ferdig med en pasient eller en oppgave.

Å beskrive de ulike tiltakene som inngår på de ulike stedene i pasientforløpet blir viktig. Det gir personalet trygghet i at andre oppgaver enn de som er definert, blir ivaretatt, bl.a. av støttepersonellet rundt kjerneforløpet.

På Senter for kreftbehandling i Kristiansand er det ingen lange ventelister, men en stadig økende mengde pasienter som får personlig tilpasset behandling. Dette setter høyere krav til godt samarbeid og smart arbeidsflyt.

Pål Jostein Didriksen - Vi ble hentet inn på forespørsel fra Kreftsenteret som lenge har sett behovet for å gjøre endringer, forteller Pål Jostein Didriksen (t.v), som har deltatt i arbeidet fra Sykehuspartner.

Noe av det viktigste i slike prosesser er å få en god forankring og felles forståelse for at det er et behov for endring. Et suksesskriterium er at forankringen blir gjort helt i begynnelsen av endringsprosessen.


- Samarbeidet har vært inspirerende og veldig spennende for oss. Teamet fra Sykehuspartner kom inn med en god faglig tyngde. Det ble en følelse av at disse var kommet inn for å hjelpe oss med noe som er gøy, noe som vi har lyst til å jobbe med – ikke for å se oss i kortene eller drive med sine egne ting, forteller Mona Johannessen, enhetsleder på Senter for Kreftbehandling.

Så langt har avdelingen flyttet noen av kontoroppgavene, slik at de gjøres i tettere samarbeid mellom sekretær og sykepleier. Dette har forenklet og forbedret arbeidsflyten, og gitt en smidigere prosess for pasientene. I tillegg har sykepleierne begynt med timebok i DIPS, og det er justert på manuelle prosesser i forbindelse med blodprøver og labsvar før pasientene skal inn å få kur.

Praktisk eksempel fra Kreftsenteret

Disse bildene viser noe av det arbeidet som Kreftsenteret har gjort. De har brukt et verktøy som kalles A3 for å løse noen av problemene på avdelingen.

A3

Arbeidsgruppa fra avdelingen gjorde først en utredning av nåsituasjonen, hvor det ble klarlagt hvilke konsekvenser dagens situasjon har for pasienter og medarbeidere, det ble laget en skisse over prosessen og innhentet tall på telefonhenvendelser, og ikke minst gjort en analyse av årsakene til problemet. Deretter vurderte man ulike alternativer til løsninger som ville gjøre noe med rotårsakene, og til slutt lagt en plan for gjennomføring. Tiltakene ble gjennomført i februar-mars 2017. Tilbakemeldingene tilsier pr. september 2017 at denne løsningen er kommet for å bli. Det har blitt mindre kø i skranken, og det er lettere for sykepleier og sekretær å få alt gjort riktig med en gang. Kostnaden for avdelingen ligger i noe større sårbarhet ved ferieavvikling og fravær for sekretærene, siden de har fått en ekstra stasjon å bemanne.

A3 timebok for sykepleierpoliklinikk

A3 timebok for sykepleierpoliklinikk. Her var problemet at timebookingen for kreftkurer ikke ble gjort i DIPS. Konsekvensen var blant annet at sykepleierne måtte bruke mye tid på å vedlikeholde manuelle systemer på papir og sekretærene som bemannet skranke og telefon kunne ikke svare på spørsmål om timebooking. Likevel var det ikke «bare» å legge det over i DIPS uten videre, siden det var mange hensyn å ivareta. Både for sykepleiere og sekretærer har det vært en stor overgang å gjøre dette i DIPS. Likevel ser det ut til at elektronisk timebok også her nå har kommet for å bli.