Prosjektmetodikk

Helse Sør-Østs prosjektveiviser bygger på den internasjonale prosjektledelsesmetodikken Prince2 og på prosjektveiviseren til Digitaliseringsdirektoratet. Veiviseren beskriver hvordan prosjekter skal gjennomføres fra start til slutt. Den skal kunne brukes til alle typer IKT-prosjekter uavhengig av størrelse og kompleksitet. Tilpasning gjøres i hvert enkelt prosjekt i samarbeid mellom prosjekteier og prosjektleder.

Prosjektmetodikken som blant annet brukes i byggeprosjekter, skiller seg noe fra denne metodikken.

Retningslinjer og maler i prosjektveiviseren finner du i kunnskapsbasen i Clarity (tilgang krever at du har en bruker i Helse Sør-Øst). Er du ansatt i Helse Sør-Øst kan du også hente dokumenter fra prosjektveiviseren her.

Nye ideer og behov vurderes og prioriteres i lys av satsingsområder i regional utviklingsplan og delstrategi for teknologiområdet, regional virksomhetsarkitektur, gjennomføringsrisiko og totalkostnad.

I idéfasen utarbeides mandat for konseptene.

I konseptfasen utredes ulike tilnærminger for et mulig prosjekt ut fra behovet definert i godkjent mandat fra beslutningspunkt 1 (BP1). I dette inngår også en vurdering av gevinster for virksomheten og hvilke endringer som kreves for å oppnå disse.

Sentrale ledelsesdokumenter som opprettes i denne fasen er konseptrapport, prosjektforslag, prosjektbegrunnelse (business case) kravspesifikasjon (hvis det skal gjennomføres en anskaffelse), interessentanalyse, gevinstdokumenter og endringsbeskrivelse, arkitekturbeskrivelse, faseplan for planleggingsfasen og erfaringslogg.

I planleggingsfasen legges grunnlaget for å oppnå et vellykket prosjekt, inklusiv styring av prosjektet og utarbeidelse av plan for gevinstrealisering og endringsarbeid. Planleggingen skjer på overordnet nivå, med detaljering på det som er nærmest i tid. Formålet er å sikre at virksomheten har god forståelse for det arbeidet som kreves for å gjennomføre prosjektet, før man forplikter seg økonomisk.

Sentrale ledelsesdokumenter som opprettes i denne fasen er styringsdokument, kvalitetsdokumentasjon, faseplan for første gjennomføringsfase og plan for kommunikasjon og endringsarbeid. I tillegg skal blant annet følgende dokumenter oppdateres: prosjektbegrunnelse (business case), risikodokumentasjon, arkitekturbeskrivelse, gevinstdokumentasjon, interessentanalyse og overleveringsdokumentasjon.

Formålet i gjennomføringsfasen er å utarbeide, ferdigstille og levere leveranser som fremgår av styringsdokumentet og faseplanen. Et prosjekt kan ha en eller flere gjennomføringsfase(r) avhengig av type, størrelse, kompleksitet, risiko etc. Gjennomføringsfasen kan deles opp for å få bedre styring med prosjektet. Om dette gjøres angis fasenavnene BP (beslutningspunkt) 3.1, BP 3.2, BP 3.3 etc.

I denne fasen oppdateres også ledelsesdokumentene.

I evaluerings- og avslutningsfasen evalueres og ferdigstilles prosjektet. Det utarbeides en sluttrapport og all dokumentasjon oppdateres og arkiveres.

Ledelsesdokumenter som skal lagres og eventuelt oppdateres i denne fasen er blant annet styringsdokument, gevinstdokumentasjon, erfaringslogg, arkitekturbeskrivelse, prosjektbegrunnelse (business case), risikodokumentasjon, overleveringsdokumentasjon og sluttrapport.

Realiseringsfasen innledes ved at prosjektet har blitt formelt avsluttet, og alle avtalte produkter er levert. Fasen omfatter aktiviteter som bidrar til at linjeorganisasjonen får realisert ønskede gevinster ved å nyttiggjøre seg av prosjektets produkter. Det er linjeorganisasjonens ansvar å følge opp videre realisering av gevinster og vurdere oppnåelse av effektmål.

Helseforetakene i Helse Sør-Øst rapporterer hvert tertial på utvalgte regionale gevinstindikatorer.

Prosjektmetodikk

Id​​é/behov

Konsept​

Planleggin​g​

Gjennomfør​ing​

Evaluere og av​​slutte

Realisere